La primera estrategia para mejorar cualquier proceso es medir y entender el problema. Tu podrías llevar manualmente la contabilidad de la cantidad de páginas que mensualmente cada impresora realiza; sin embargo, existen poderosas herramientas de monitoreo que se conectan a las impresoras y nos brindan una gran de cantidad de información y datos para gerenciar todo este proceso en tu empresa.

Las Impresoras “hablan” nos envían datos a todo momento, el reto es recoger estos datos y convertirlos en información para reducir los costos de la empresa, garantizar la continuidad del negocio y brindar una buena experiencia a tus clientes. Esto se convierte en un tema critico cuando tu empresa tiene una operación con muchas sedes o sucursales a nivel regional o nacional ya que tú puedes tener el control desde tu equipo de lo que sucede en todos los lugares.

En resumen, estas son los 3 principales beneficios de contar con una herramienta de Monitoreo que te la suministra el proveedor del servicio integral de impresión:

– Lectura de contadores Se tienen los contadores en línea centralizados en la Nube y se pueden consultar en cualquier momento.

– Pedidos de los consumibles. Se evita que las impresoras se queden sin tóner, ya que se generan alertas con el tiempo suficiente para que el consumible sea entregado en el puesto de trabajo.

– Datos en tiempo real. Tendrás la información en línea e histórica de lo que imprime cada impresora.

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Actualmente, la externalización de los servicios de impresión permite que expertos se encarguen de los mismos, mejorando la eficiencia de la organización y contribuyendo a su economía pues acceder a esta solución les significaría pagar por página impresa o por fotocopia, permitiéndoles reducir costes asociados.

Para que además de ahorrar, optimizar y mejorar los procesos, tengas tranquilidad y seguridad de que todo funcionará continua y correctamente, nos encargaremos de solucionar todos los problemas que puedan presentarse en cuanto a fallos, suministro de tóner, mantenimiento, entre otros, y también te enviaremos alertas que te permitirán dar respuesta oportuna a cualquier eventualidad ligada al funcionamiento de estos equipos.

Cada vez cobra más fuerza el alquiler de impresoras, escáneres y el alquiler de fotocopiadoras, a continuación, te explicaremos algunos de los beneficios que trae consigo este servicio:

Ahorrarás en costes de impresión

Según expertos, las empresas que contratan este servicio ahorran hasta un 30% al reducir el gasto de papel y costes operativos, pues pagan por página o copia, optimizando así los recursos y controlando el coste real de funcionamiento.

Mejorarás la eficiencia

Al contratar un outsourcing de impresoras se procederá a realizar un estudio de las necesidades de la empresa en cuanto al parque de impresoras, estableciendo un sistema centralizado de control. De modo que estarás optimizando la gestión de impresión de tu negocio. Además, tendrás datos en tiempo real gracias a un servidor que también te permitirá frenar el consumo de impresión si así lo necesitas.

No necesitarás una inversión inicial

Al externalizar los servicios de impresión en tu empresa tendrás a tu disposición las impresoras que necesitas sin tener que requerir a la compra de estas, de manera que pagarás únicamente por página impresa y podrás ajustar tu presupuesto a las diferentes alternativas que te ofrecen de acuerdo con los usos que le des a los equipos.

Contarás con tecnología avanzada

Sin necesidad de hacer grandes inversiones en equipos que te brinden soluciones de impresión podrás tener a tu alcance impresoras de última generación que contribuirán a la productividad de tu empresa.

No tendrás que preocuparte por el tóner de las impresoras

Al externalizar esta tarea podrás estar tranquilo pues dispondrás de un stock de insumos como tóner, entre otros, que garantizarán el continuo funcionamiento de las impresoras, de igual forma, la empresa proveedora será la responsable de todo lo relacionado con el mantenimiento técnico y equipamiento de este servicio gestionado de impresión. De este modo, recibirás alertas que te indicarán cuándo será el momento indicado para cambiar el tóner o alguna pieza del dispositivo, además de informes detallados sobre el estado del parque de impresoras y/o de cada tipo de usuario y su gasto detallado.

En general, contratar un outsourcing de impresión te traerá innumerables beneficios y es una de las soluciones que está posicionándose en grandes y pequeñas empresas, siendo elegida por su eficiencia, ahorro y optimización de los procesos.

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