Herramientas de monitoreo : lo que no se mide no se mejora

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Muchas veces cuando llegamos a una empresa a presentar nuestros servicios y preguntamos si conocen las cantidades de hojas que se imprimen, nos encontramos con la sorpresa de que no conocen esta información.  No llevan un control detallado de páginas, gastos totales de impresión, gastos por áreas, por funcionarios y mucho menos conocen los gastos totales asociados a su operación de las impresoras. Encontramos que por lo general hay mucho desperdicio, poco control y se usan las impresoras para temas personales (Hogar y Universidad)

La primera estrategia para mejorar cualquier proceso es medir y entender el problema. Tu podrías llevar manualmente la contabilidad de la cantidad de páginas que mensualmente cada impresora realiza; sin embargo, existen poderosas herramientas de monitoreo que se conectan a las impresoras y nos brindan una gran de cantidad de información y datos para gerenciar todo este proceso en tu empresa.

Las Impresoras “hablan” nos envían datos a todo momento, el reto es recoger estos datos y convertirlos en información para reducir los costos de la empresa, garantizar la continuidad del negocio y brindar una buena experiencia a tus clientes. Esto se convierte en un tema critico cuando tu empresa tiene una operación con muchas sedes o sucursales a nivel regional o nacional ya que tú puedes tener el control desde tu equipo de lo que sucede en todos los lugares.

En resumen, estas son los 3 principales beneficios de contar con una herramienta de Monitoreo que te la suministra el proveedor del servicio integral de impresión:

– Lectura de contadores Se tienen los contadores en línea centralizados en la Nube y se pueden consultar en cualquier momento.

– Pedidos de los consumibles. Se evita que las impresoras se queden sin tóner, ya que se generan alertas con el tiempo suficiente para que el consumible sea entregado en el puesto de trabajo.

– Datos en tiempo real. Tendrás la información en línea e histórica de lo que imprime cada impresora.

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