Imagina esto: son las 9 de la mañana, hay un cierre de mes encima y la impresora de la sede en Cali no enciende. El coordinador de TI en Barranquilla recibe la llamada, pero no tiene forma de saber qué pasó, si hay tóner disponible allá, ni cuándo puede llegar un técnico. Mientras tanto, el equipo de esa sede está parado.
Este escenario no es raro. Es el día a día de muchas empresas colombianas que todavía gestionan su propia infraestructura de impresión: comprando equipos, almacenando tóner, coordinando técnicos y apagando incendios en ciudades donde no tienen control directo. La renta de impresoras profesional existe precisamente para eliminar ese problema.
Cuando gestionar impresoras se convierte en un trabajo de tiempo completo
Organización Radial Olímpica es una cadena de emisoras con presencia en más de 17 ciudades del país. Antes de trabajar con Click Office, administraban y compraban directamente sus propias impresoras. El problema: conseguir tóner para sus equipos era difícil, los repuestos escaseaban, y cuando una máquina fallaba en una ciudad remota, ponerla en operación nuevamente podía tomar días.
El área de TI cargaba con una responsabilidad que no era su core: coordinar logística de insumos, gestionar proveedores de soporte en múltiples ciudades y mantener un inventario disperso sin visibilidad centralizada.
En 2016, Click Office instaló 47 impresoras a nivel nacional y asumió toda la operación. Implementaron una herramienta de monitoreo que le permitió a la empresa ver en tiempo real, desde su sede principal en Barranquilla, el estado de cada equipo en cualquier ciudad del país. Desde ese momento, Organización Radial Olímpica no volvió a comprar impresoras, repuestos ni tóner.
Eso es lo que hace la renta de impresoras bien ejecutada: convierte un problema operativo disperso en un servicio gestionado desde un solo punto.
¿Qué incluye realmente el servicio de alquiler de impresoras?
Una de las confusiones más frecuentes es pensar que el alquiler de impresoras es simplemente “llevarte un equipo y cobrarte un arriendo mensual fijo”. No funciona así — al menos no con un proveedor que realmente gestiona la operación.
El modelo correcto incluye todo lo que necesitas para que la impresión funcione sin que tú tengas que ocuparte de nada:
- Equipos nuevos instalados en cada sede
- Tóner y consumibles con reposición automática antes de que se agoten
- Mantenimiento preventivo y correctivo incluido
- Software de monitoreo 24 horas para control remoto de cada máquina
- Mesa de ayuda online
- Logística de despacho a nivel nacional
- Informes periódicos de uso por área
- Recogida y reciclaje de equipos y consumibles usados
Y lo más importante: pagas solo por lo que imprimes. No hay canon de arrendamiento fijo. Si un mes imprimes menos, pagas menos.
Alquiler de impresoras multifuncionales: una sola máquina, menos problemas
Para sedes donde el espacio es limitado o donde se necesita imprimir, escanear y copiar desde el mismo punto, el alquiler de impresoras multifuncionales es la opción más eficiente. Un solo equipo reemplaza varios, reduce el número de contratos de soporte y simplifica la gestión para TI.
Esto es especialmente útil en empresas con múltiples sedes pequeñas donde no tiene sentido instalar una flota completa, pero sí se necesita un equipo robusto con soporte garantizado.
¿Cuánto cuesta la renta de copiadoras?
Cuando se evalúa la renta de copiadoras precio, el modelo de cobro más transparente es el pago por copia: pagas un valor fijo por cada página impresa, sin sorpresas al final del mes.
Nuestros planes de impresión por copia parten desde un volumen mínimo mensual de 3.000 copias mensuales a $45 COP cada una y se ajustan al volumen real de impresión de cada empresa.
Bajo el modelo de alquiler de impresoras (MPS), a mayor volumen mensual, menor es el costo por copia, lo que permite a tu empresa pagar solo por lo que imprime y controlar el gasto en impresión. Este esquema permite proyectar el gasto de impresión con precisión, sin facturas sorpresa por repuestos, mantenimientos o consumibles.
Lo que dicen quienes ya lo viven
Click Office lleva 25 años en el mercado colombiano, gestiona más de 10.000 impresoras activas y tiene contratos con más de 500 empresas en todo el país. Sus clientes han impreso más de 200 millones de páginas al año bajo este modelo.
En Google, sus clientes los califican con 5 estrellas. Los aspectos más destacados en sus reseñas: tiempos de respuesta rápidos, soporte técnico oportuno y cumplimiento en la entrega de insumos. No son promesas de venta — son experiencias documentadas de empresas que ya delegaron su operación de impresión.
El caso de Organización Radial Olímpica lo confirma: una empresa con operación en 17 ciudades que pasó de gestionar un problema logístico complejo a tener visibilidad total y cero preocupaciones por impresión. Conoce más casos de éxito de empresas colombianas que ya dieron el paso.
¿Es el momento de cambiar el modelo?
Si tu empresa tiene sedes en varias ciudades y el equipo de TI dedica tiempo a resolver problemas de impresión, la pregunta no es si deberías considerar la renta de impresoras — la pregunta es cuánto tiempo llevas postergando la decisión.
El alquiler de impresoras en Colombia ya no es una opción solo para grandes corporaciones. Si quieres entender mejor cómo funciona el modelo de outsourcing de impresión antes de cotizar, aquí tienes más contexto.
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